Unternehmen, die sich noch nicht mit elektronischen Rechnungen beschäftigt haben, sollten das dringend tun. Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wurde seit dem 1. Januar die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt. Ab jetzt muss jedes Unternehmen für im Inland steuerbare Umsätze im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Nicht umfasst von den neuen Vorgaben sind Verbraucher oder ausländische Unternehmen mit reiner umsatzsteuerlicher Registrierung in Deutschland.
Wie Robert Backes, Steuerberater, Umsatzsteuerexperte und Partner bei RSM Ebner Stolz im Podcast „Mittelstandstalk“ mit FINANCE sagt, muss zwischen der Eingangs- und Ausgangsseite unterschieden werden. Demnach gilt die Regelung erstmal nur für die Eingangsseite. Auf Ausgangsseite haben die Unternehmen eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Für sehr kleine Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von unter 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist ein Jahr länger. Insgesamt soll es für kleine Unternehmen aber keine Ausnahmen geben, erklärt Backes.
Ressourcenaufwand nicht zu unterschätzen
Martin Daniel Rieg, Steuerberater und Director bei RSM Ebner Stolz, weist im Podcast zudem darauf hin, dass Rechnungen per E-Mail im PDF-Format keine E-Rechnungen sind. Erforderlich ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dazu gehören zum Beispiel Zugferd, X-Rechnung sowie die XML-Formate Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL).
Die beiden Experten raten zudem, dass bei der Umstellung im Unternehmen die Bereiche Steuerabteilung, Rechnungswesen, Einkauf, Verkauf und IT eng zusammenarbeiten sollten, da sowohl umsatzsteuerrelevante Informationen als auch eine Systemintegration erforderlich ist. Eine reine Übergabe eines Anpassungsprojekts an die IT-Abteilung greife zu kurz.
Bereits seit dem 27. November 2023 gilt die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser und städtische Verwaltungen zu elektronischen Rechnungen.
Sarah Backhaus ist Redakteurin bei FINANCE und DerTreasurer. Backhaus ist spezialisiert auf die Themen Restrukturierung, Transformation, Zahlungsverkehr und Cash Management. Sie hat Journalismus an der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln studiert. Sarah Backhaus arbeitete während ihres Studiums unter anderem für Onlinemagazine von Gruner + Jahr und schrieb als freie Journalistin für die Handelszeitung, faz.net und Impulse.
