Lizenzmanagement: CFOs haften für fehlende Nutzungsrechte

Deutsche IT-Chefs müssen sich warm anziehen: Vor wenigen Monaten setzte die Business Software Alliance (BSA) erstmals eine Belohnung für Hinweise auf unrechtmäßig genutzte Software-Programme in Unternehmen aus. Bis zu 10.000 Euro können Whistleblower erhalten, wenn die Anhaltspunkte sich als stichhaltig erweisen und zu einem Vergleich oder Urteil führen.

Damit reagiert die BSA auf den in Deutschland vergleichsweise lockeren Umgang mit dem Thema Lizenzmanagement. Eine von der BSA selbst durchgeführte Umfrage unter IT-Profis ergab, dass bei rund einem Viertel aller deutschen Unternehmen die Anzahl der genutzten Lizenzen nicht mit den tatsächlich erworbenen Nutzungsrechten übereinstimmt.

Was vielen CFOs, denen das Ressort IT oft untersteht, nicht bewusst ist: Neben dem Unternehmen sind es oft auch sie selbst, die persönlich in der Haftung stehen. „IT-Verantwortliche können auch persönlich strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden“, sagt Christian Ballke, Rechtsanwalt bei Meisterernst Rechtsanwälte.

Schlimmstenfalls kann es gar zu einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren kommen. Das ist jedoch unwahrscheinlich: „Mir ist kein Fall bekannt, bei dem eine Freiheitsstrafe ohne Bewährung ausgesprochen wurde“, beruhigt der Jurist. Häufigere Folge sei aber die Zahlung von Schadensersatz.

Potentiell hohe Geldstrafen bei schlechtem Lizenzmanagement

Schadensersatz kann aber schnell teuer werden: „Da muss man dann unter dem Strich mitunter das Doppelte zahlen, als wenn man die Lizenzen von Beginn an rechtmäßig erworben hätte“, warnt Ballke. Als besonderes Gefahrenfeld gelten M&A-Deals: Gerade bei der Integration zugekaufter Unternehmen können IT-Verantwortliche schnell den Überblick über Nutzungsrechte verlieren – oder sie ignorieren das Thema von Beginn an, weil andere Integrationsaufgaben wichtiger erscheinen.

Auf ein eventuelles Missmanagement nur zu reagieren, reicht im Zweifel nicht. Denn wenn der Softwarehersteller das Unternehmen anschreibt und auf die Lizenzverletzung aufmerksam macht, ist es bereits zu spät. Von jenem Zeitpunkt an werden keine Deinstallationen oder Lizenznachkäufe mehr anerkannt, schreibt der IT-Konzern Bechtle in einem WhitePaper.

Ballke sieht nur eine Möglichkeit, das Problem anzugehen, wenn der IT-Chef fehlerhaftes Lizenzmanagement erkennt: „Wenn Probleme festgestellt werden, muss umgehend inventarisiert werden“, empfiehlt Ballke. Ein Aufwand, der aber Zeit und Geld kostet und viele Mitarbeiter bindet. „Da muss man dann richtig wühlen.“

Überflüssige Lizenzen in Kapital umwandeln

Damit Lizenzen von Anfang an vernünftig gepflegt werden, sieht Anwalt Ballke auch die CFOs in der Pflicht: „Die Relevanz des Lizenzmanagements muss von ganz oben vorgelebt werden.“ Das könnte sich lohnen – nicht nur in Gestalt verhinderter Strafen für Lizenzverstöße. Im positiven Fall können dabei auch kleine Schätze freigegraben werden.

Wenn eine Inventur ergibt, dass zu viele Lizenzen gekauft wurden, können Unternehmen überschüssige Nutzungsrechte auf Gebrauchtsoftware-Plattformen wie Relicense oder Soft&Cloud verkaufen. „Es besteht durchaus erhebliches Interesse an älteren Versionen“, sagt Ballke, der den Gebrauchtsoftwarevertreiber UsedSoft berät.

Etabliert ist diese Form der Geldbeschaffung jedoch noch nicht. 2012 erklärte der Europäische Gerichtshof zwar den Handel mit gebrauchten Computerprogrammen in letzter Instanz für grundsätzlich rechtmäßig. Eine letzte Unsicherheit blieb jedoch, denn unter anderem strengte der Softwareanbieter Adobe ein weiteres Verfahren an, wo es darum ging, ob Lizenzen aus Volumenverträgen auch einzeln weiterverkauft werden dürfen. Erst im Dezember 2014 entschied der Bundesgerichtshof, dass auch diese Art des Vertriebs rechtmäßig ist. Damit ist der Weg für den Gebrauchtsoftware-Handel  jetzt endgültig frei.

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