Eingangsrechnungen, Lieferbelege, Beladeprotokolle und mehr: Bis zu 1,8 Millionen Dokumente muss die Rhenus Assets & Services jährlich bearbeiten. Rhenus Assets & Services ist das Service Center der Rhenus-Gruppe, einem der größten Logistikdienstleister weltweit. Das Unternehmen mit mehr als 28.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von 4,8 Milliarden Euro verarbeitet innerhalb der Corporate-IT am Standort Holzwickede die Datenmengen von etwa 80 Rhenus-Standorten.
Bereits vor rund zehn Jahren hatte sich der Konzern die Frage gestellt, wie er die komplexen Finanz- und Supply-Chain-Prozesse im zentralen Service Center weiter optimieren könnte. Doch bis zu dem heutigen Set-up war es ein langer Weg. 2009 entschied sich Rhenus schließlich erstmals für eine Automatisierungslösung, berichtet Dirk Matthes, der als Team Leader Business Integration die Einführung der Lösung auf der IT-Seite begleitet hat.
Doch bereits fünf Jahre später, im Jahr 2014, musste sich das Team von Matthes auf die Suche nach einer neuen Lösung machen: Der Hersteller der zuerst gewählten Software entwickelte diese nicht mehr weiter. Die Wahl fiel im nächsten Schritt auf ein Automatisierungstool der Firma Abbyy, die unter anderem Produkte für die Dokumentenerkennung und -erfassung anbietet. Auch die alte Lösung basierte in Teilen bereits auf einer Abbyy-Software, so dass die Umstellung weniger aufwendig war, erklärt Matthes einen der Auswahlgründe.
Rhenus-Erkennungssoftware beschleunigt Prozesse
Der Einsatz von Dokumentenerkennung hat die Bearbeitungszeit stark verkürzt: „Brauchten wir früher beispielsweise ein bis zwei Tage, bis ein Lieferbeleg im System archiviert war, dauert es jetzt in der Regel nur noch 15 Minuten.“ Der Grund: Hatte ein Lieferant früher eine Ware abgeliefert, machte er sich mit dem Lieferbeleg zurück in die Zentrale, was bis zu zwei Tage dauern konnte. Dort angekommen ging es dann eigentlich wieder ganz schnell: Über einen Hochleistungsscanner wurde der Beleg eingescannt und dann automatisiert vom System bearbeitet. Allerdings war der Weg zur Zentrale immer notwendig.
Das hat sich nun geändert. Die Belege können in einer der deutschlandweiten Niederlassungen eingescannt werden, wo sie direkt durch eine Erkennungssoftware geschickt werden. Die Maschine erfasst alle relevanten Daten, kann sie den jeweiligen Positionen zuordnen, archiviert sie und versendet im Anschluss Meldungen an die erforderlichen Logistiksysteme und Partner.
Rhenus SE & Co. KG
„Der Kunde erwartet nach der Ablieferung der Ware eine möglichst schnelle Bestätigung – diese bekommt er nun“, sagt Matthes. Gerade im Logistikbereich, der mit vielen zeitkritischen Dokumenten arbeitet, sei das ein Muss. Und nicht nur die Bearbeitung von Belegen geht schneller, auch Rechnungsprozesse profitieren von der neuen Arbeitsweise.
Die Automatisierungslösung übergibt Rechnungen direkt an den SAP-Workflow, von wo sie automatisch an die richtigen Abteilungen gehen, die sie genehmigen und freigeben. „Der Mehrwert liegt vor allem darin, dass wir viele kleine manuelle Schritte einsparen und die relevanten Informationen wesentlich früher im Workflow verfügbar sind“, sagt Matthes. Das helfe dem Unternehmen, Rechnungen pünktlich zu begleichen, Skonti zu nutzen oder Mahngebühren zu vermeiden.
Rhenus muss in 5 Prozent der Fälle nachbearbeiten
Derzeit werden auf diesem Wege 2,5 Millionen Seiten an Dokumenten bearbeitet. In 95 Prozent aller Fälle erledigt die Software den kompletten Arbeitsablauf selbst. Bei den restlichen 5 Prozent muss ein Mitarbeiter manuell nacharbeiten, wenn zum Beispiel ein Kollege „den vierten Durchschlag scannt oder den Kaffee auf das Dokument verschüttet“, sagt Matthes schmunzelnd. „Und selbst dann erkennt die Lösung noch 70 bis 80 Prozent richtig.“
Inzwischen arbeiten über 400 Mitarbeiter mit dem Tool. Die Einführung der Software ging verhältnismäßig schnell – von der ersten Testinstallation bis zur vollen Nutzung hat es nur vier Wochen gedauert. „Es hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens, der IT-Landschaft und der Aufgabenstellung ab, wie lange eine Umstellung auf eine Automatisierungslösung dauert“, sagt Markus Pichler, Head of Global Channel Sales bei Abbyy. „Auf ein spezielles ERP-System ist unsere Lösung nicht festgelegt.“
Für Rhenus geht der Weg der Automatisierung noch weiter: Für 2018 sind weitere Projekte geplant, erzählt Dirk Matthes. Als nächstes sollen Prozesse in der Steuerabteilung des Unternehmens mit Hilfe von IT-Tools digitalisiert und automatisiert werden. „Das vollständig papierlose Arbeiten ist das Ziel – doch bis dahin dauert es noch ein bisschen.“
Julia Schmitt ist Redaktionsleiterin von FINANCE-Online und Moderatorin bei FINANCE-TV. Nach ihrem Studium der Volkswirtschaftslehre und Publizistik an der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz stieg sie 2014 bei F.A.Z. BUSINESS MEDIA ein. Sie betreut die Themenschwerpunkte Wirtschaftsprüfung und Bilanzierung und ist Trägerin des Karl Theodor Vogel Preises der Deutschen Fachpresse.
